Notulensi tentang notulensi

Minggu lalu saya mengikuti sebuah Workshop Notulis Rate Tinggi yang diadakan oleh rekan-rekan LSM se Kalimantan Timur.  Dalam workshop tersebut dibahas mengenai kebutuhan akan penyediaan notulensi yang berkualitas tinggi dengan titik berat pada mengungkapkan deskriptor notulensi ideal, kebutuhan user dari para notulen, tantangan yang dihadapi notulen dan cara meningkatkan kualitas notulen.

Presentasi mahasiswa THP dalam mata kuliah Metode Penelitian dengan rekan-rekan yang lain berperan sebagai sparring partner (1)

Mahasiswa THP melatih kemampuan berfikir kritis dan notulensi dalam membahas rancangan penelitian rekan-rekan yang lain (1)

Deskriptor Notulensi Berkualitas Tinggi

Diantara user yang menyampaikan kebutuhan akan notulensi, Wiwin Effendy, Koordinator WWF Kalimantan Timur, menjelaskan metode SMART yang terdiri dari: (S) Spesifik, (M) Mudah dimengerti, (A) Akuntable, (R) Realistik, dan (T) Tertata dan tepat waktu. Sebuah notulensi yang baik disusun menurut kerangka pemikiran yang logis, aktual, dan akurat.Ade Cahyat mengatakan dalam beberapa pertemuan, pola MISS-C dapat diikuti sebagai panduan umum para notulen. MISS-C merupakan singkatan dari (M) Make (I) It (S) Simple, (S) Structured, and (C) Concluding.

Mahasiswa THP melatih kemampuan berfikir kritis dan notulensi dalam membahas rancangan penelitian rekan-rekan yang lain (2)

User dari para notulen memiliki kebutuhan yang beragam, diantaranya LSM, pemerintahan, akademisi, politisi, hingga dunia bisnis.  Dilihat dari sifat pertemuan, notulensi perlu disesuaikan dengan sifat, tema, atau tujuan dari pertemuan. Sebagai contoh, untuk pertemuan yang bersifat brainstorming/curah pendapat ataupun proses negosiasi, adakalanya seorang notulen perlu menggambarkan kedudukan dan pernyataan masing-masing pihak dalam sebuah kertas kerja yang lebih menggambarkan posisi, pendapat, persetujuan, dan ketidaksetujuan masing-masing pihak terhadap suatu masalah.

Di lain kesempatan, notulensi dapat dibuat dengan garis besar template yang tersusun dari: (1) tujuan pertemuan/penyampaian; (2) fakta yang disampaikan beserta individu-individu yang menyampaikan; (3) masalah atau kata kunci dari pernyataan yang disampaikan beserta individu-individu yang menyampaikan; (4) ditutup dengan kesimpulan, temuan, rekomendasi atau tindak lanjut yang perlu dilakukan.

Dalam beberapa pertemuan, terkadang diperlukan lebih dari satu notulen yang berfungsi sebagai notulen cadangan atau verifikator dari notulen yang lain.  Executive summary lebih disukai diletakan di bagian awal dari pertemuan, sehingga memudahkan penyerapan informasi secara cepat oleh key persons. User juga lebih menyukai notulen yang memiliki dasar kemampuan berbahasa Inggris berkaitan dengan pertemuan-peetemuan yang diadakan dengan pihak asing/internasional.

Mahasiswa THP melatih kemampuan notulensi dalam membahas hasil presentasi rencana penelitian rekan-rekan yang lain

Tantangan Notulen

Beberapa tantangan notulen yang berhasil diidentifikasikan adalah: (1) kecepatan menyerap informasi penting atau kata kunci; (2) kecepatan mengetik di komputer; (3) perlunya menghindari kesalahan pencatatan nama dan gelar dari para nara sumber atau pihak-pihak yang berbicara; (4) pembicaraan yang tidak fokus, sehingga menyulitkan pengambilan pernyataan, pesan inti, dan kesimpulan; (5) persiapan pertemuan yang kurang baik terkait kelistrikan, suara yang kurang jelas, dan menjadi notulen dadakan; (6) kemampuan memecah konsentrasi dalam mendengarkan dan menulis di saat bersamaan; (7) kemampuan memahami bahasan yang akan didiskusikan dalam pertemuan; (8) kemampuan menangkap istilah-istilah asing dan baru yang belum umum; (9) dan kemampuan menyimpulkan dari sebuah open discussion.

Cara Meningkatkan Kualitas Notulen

Notulen adalah sebuah profesi yang berbasis kemampuan, sehingga upaya peningkatan kualitas notulen tidak lain adalah learning by experience. Diantara upaya yang dapat dilakukan adalah: (1) hadir lebih awal dalam acara pertemuan tersebut; (2) dalam pertemuan berseri, diupayakan untuk mengetahui rangkuman atau hasil pertemuan sebelumnya; (3) menghubungi nara sumber terkait penulisan nama dan fakta yang benar; (4) menggunakan alat bantu seperti handout dari nara sumber, alat perekam, hingga menggunakan tabel untuk memisahkan masing-masing pesan yang disampaikan para nara sumber. Calon notulen atau notulen junior dapat mengawali karir dengan mencatat minutes of meeting dari setiap pertemuan yang dihadiri sebagai upaya mengasah kemampuan.

Presentasi mahasiswa THP dalam mata kuliah Metode Penelitian dengan rekan-rekan yang lain berperan sebagai sparring partner (3)

Sebagai penutup saya mengucapkan terima kasih kepada rekan-rekan LSM, seperti Panthom Priyandoko, Tunggul Butarbutar, Ade Fadli, Lenny Christy dan lainnya yang telah berkenan mengikutsertakan saya dalam workshop tersebut.