Membangun Universitas (5): Translasi Akreditasi A dalam Program dan Kelengkapan Dokumen

Akreditasi bagi suatu program studi merupakan pengakuan atas penerapan Standar Nasional Perguruan Tinggi, khususnya seperti yang didefinisikan dalam delapan standar mutu sesuai dengan amanat UU no 12 tahun 2012 tentang Perguruan Tinggi dan Permenristekdikti no 44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.

Dalam banyak kondisi, permasalahan akreditasi bagi program studi direduksi menjadi peran gugus penjaminan mutu fakultas (GJMF), maupun unit penjaminan mutu program studi (UPMPS). Padahal, dilihat dari form penilaian terhadap borang dan penyajian bukti-bukti penyelenggaraan PT di tingkat Fakultas dan PS, seharusnya ini adalah agenda utama bagi Dekan beserta seluruh jajarannya hingga tingkat kepala laboratorium. Selanjutnya, GJMF dan UPMPS berperan dalam melakukan evaluasi tahunan terhadap parameter-parameter tersebut.

Upaya yang dilakukan saat ini untuk mencapai akreditasi unggul di banyak Fakultas dan PS memiliki kelemahan. Beberapa yang perlu untuk diperbaiki adalah dalam aspek berikut:

Perhatian Pimpinan pada Pencapaian Indikator Performa

Menggapai akreditasi unggul dengan perhatian penuh pimpinan setidaknya membutuhkan minimal satu periode kepemimpinan di tingkat Fakultas dan PS. Dekan dan jajaran pimpinan hingga kepala laboratorium perlu memberikan perhatian dengan mentranslasikan visi, misi, sasaran, program, dan keuangan untuk sejalan dengan indikator performa Rencana Strategis Pendidikan Tinggi Kemristekdikti dan Standar Nasional Perguruan Tinggi.

Prioritas Program pada Kegiatan Berdampak Tinggi dan Beranggaran Rendah

Pada kenyataannya, banyak kegiatan yang dilakukan Fakultas dan PS bertumpu pada dana. Pembelanjaan yang mudah dilakukan dengan struktur keuangan tahun-tahun belakangan (DIPA disahkan Mei, anggaran turun akhir Juni, pelaporan selesai akhir November) akhirnya menyebabkan banyak kegiatan tidak efektif. Salah satunya, tertumpunya pengeluaran pada perjalanan dinas, kegiatan-kegiatan fisik dan pengadaan sub 200 juta, dan belanja rutin. Prioritas anggaran ini harus diubah apabila ingin menggapai akreditasi unggul, yaitu pada program berdampak tinggi pada akreditasi namun beranggaran rendah. Contohnya adalah:

1. Pelaksanaan kegiatan akademik bulanan dalam bentuk seminar/simposium/lokakarya/bedah buku/penelitian bersama.
2. Seminar/Lokakarya/Workshop dengan mengundang minimal 4 narasumber non PT setempat dengan jumlah kegiatan minimal 2 kali setahun dan, 
3. Program peningkatan kualitas proposal hibah dosen untuk mencapai rasio 1/3 dari jumlah dosen mendapat hibah per tahun.
4. Program alokasi dana penelitian/publikasi minimal jurnal nasional terakreditasi per dosen per tahun > 10 juta sesuai kekuatan fakultas dengan mewajibkan mengikutkan 1 mahasiswa tingkat akhir.
5. Program peningkatan kualitas proposal PKM dan PHBD
6. Alokasi dana PKM  untuk mahasiwa per tahun sekitar 1.5 juta rupiah dikali jumlah dosen pembimbing.
7. Penyusunan dan pelengkapan SOP
8. Sosialisasi rutin menggunakan sarana IT (website dan media sosial).
9. Penyesuaian rasio dosen/mahasiswa (daya tampung satu angkatan maksimal 5x jumlah dosen tetap).
10. Program percepatan kelulusan dengan (a) minggu bimbingan minimal tiga kali satu semester, (b) penjadwalan rutin seminar satu dan dua setiap bulan, (c) program pelatihan penyelesaian proposal dan tugas akhir penelitian (skripsi).
11. Penyiapan dokumen pengembangan kampus dalam bidang SDM maupun Sarana-Prasarana.
12. Pewajiban dan Rapat Penyampaian Laporan Evaluasi Tahunan Program Studi 

Mahasiswa adalah "tentara akademik" yang belum termanfaatkan.

Kegiatan-kegiatan di Fakultas dan PS dalam upaya mencapai akreditasi unggul sangat membutuhkan sumber daya. Mahasiswa merupakan tentara akademik untuk mencapai tujuan tersebut. PKM, PHBD, LKTI, lomba-lomba, penelitian (skripsi), PKL, KKN, dan himpunan mahasiswa dapat diarahkan secara spesifik untuk mencapai tujuan akreditasi unggul misalnya:

1. Pengembangan softskill mahasiswa yang bersinergi dengan pengembangan ekonomi masyarakat (UKM dan industri)
2. Pengembangan kemampuan teamwork, leadership, dan managerial mahasiswa yang bersinergi dengan kegiatan jobfair, diseminasi kegiatan, seminar/lokakarya/workshop rutin.
3. Penelitian (skripsi) yang didanai dengan sinergi kewajiban publikasi di tingkat jurnal nasional terakreditasi maupun prosiding seminar nasional. 

Perbaikan Kelemahan Dokumentasi Kegiatan

Salah satu kelemahan mendasar adalah rapat-rapat yang minim notulensi, langkah aksi, dan diseminiasi. 

1. Kelemahan utama yang dicermati dalam mencapai akreditasi unggul yaitu: Kontrak Kinerja (Indeks Performa) pimpinan yang tidak pernah secara gamblang disampaikan, didelegasikan, dan didistribusikan kepada bawahan, sehingga kepala-tangan-kaki organisasi berjalan kurang seirama. 
2. Kelemahan kedua adalah: ketiadaan notulensi pada rapat-rapat di tingkat Fakultas maupun PS. Notulensi perlu dibuat, ditandatangani oleh minimal wakil dekan terkait atau sekretaris PS. Notulensi kemudian disirkulasikan dan diarsipkan secara rutin oleh kantor dekanat/program studi. 
3. Kelemahan ketiga adalah diseminasi  visi, misi, program, kegiatan dan prestasi Fakultas dan PS. Diseminasi dapat dilakukan secara rutin melalui sarana IT (website) dan media sosial.
4. Kelemahan keempat adalah ketiadaan laporan evaluasi kinerja PS sesuai panduan borang akreditasi.

Acuan Kinerja

Untuk mencapai akreditasi unggul, acuan kinerja adalah dokumen penilaian borang sesuai standar SNPT. Ini berarti, penyelenggaraan pendidikan tinggi di tingkat Fakultas dan PS seharusnya telah teregulasi dengan baik untuk mencapai kinerja yang sesuai dengan acuan tersebut. Berikut adalah translasi program dan dokumen untuk mencapai akreditasi A.

Pelibatan Alumni dan Pengguna Alumni

Produk dari universitas merupakan produk intelektual dalam wujud tulisan, benda, jasa pemikiran/ide/opini, dan sumber daya manusia. Pelibatan alumni dan pengguna alumni akan meningkatkan kualitas Fakultas dan PS, sehingga dalam kegiatan kuliah tamu bulanan dapat dilakukan secara mudah dengan mengundang alumni-alumni berprestasi. Adanya program rutin akan memperluas jejaring alumni dan pengguna alumni, dan dalam jangka panjang akan meningkatkan kepuasan pengguna alumni.

Akhirnya, tulisan ini akan lebih berguna bila kelemahan yang disampaikan mulai diperbaiki, program yang telah disampaikan mulai diterapkan, langkah-langkah mulai disinergikan untuk bersama-sama memperoleh akreditasi unggul. Dosen, Tenaga Akademik, Mahasiswa, Alumni, dan Pengguna Alumni semuanya memiliki peran masing-masing untuk meningkatkan kualitas pendidikan di perguruan tinggi.

Lampiran analisis:

Translasi program dan dokumen untuk mencapai akreditasi A.